Konecta optimise sa gestion contractuelle au niveau mondial avec Docusign CLM
Le défi : une gestion fragmentée des contrats qui ralentissait les opérations
Konecta est acteur mondial leader du Customer Management et BPO, avec plus de 120 000 collaborateurs répartis dans 26 pays et opérant dans plus de 30 langues. Soucieux d’offrir une expérience client omnicanal et numérique intégrée, l’entreprise s’est engagée dans une stratégie de croissance ambitieuse axée sur l’IA et la transformation numérique. Afin de soutenir cette opération complexe et de grande envergure, Konecta avait besoin d’une plateforme de gestion contractuelle offrant un contrôle total et une efficacité optimale des opérations dans chaque région.
Avant de mettre en œuvre Docusign CLM, Konecta disposait d’un système de gestion des contrats disparate, désorganisé et inefficace. Le processus de révision des contrats reposait sur des allers-retours par e-mails, impactant la bonne traçabilité des documents et générant des frustrations pour les différentes parties prenantes.
Bien que les contrats signés étaient conservés dans un référentiel, celui-ci ne permettait pas de rechercher et de localiser des documents de manière précise. « Nous disposions d’un système de gestion contractuelle complexe... qui rendait la traçabilité de ces contrats particulièrement difficile. Nous gérions des milliers d’accords, et localiser un contrat spécifique pour un client était un véritable casse-tête. »
L’absence de système centralisé affectait directement la rapidité des opérations et la conformité juridique. Konecta avait besoin d’une plateforme qui non seulement permettait d'organiser facilement les documents, mais aussi d'automatiser l’ensemble du cycle de vie des contrats à l’échelle internationale.
La solution : Docusign CLM
Konecta a choisi Docusign CLM pour deux raisons principales : l’intégration avec la solution Docusign eSignature (déjà en place dans l’entreprise) et la promesse d’automatiser des workflows clés, tels que les contrats avec les clients, fournisseurs et accords interentreprises.
L’implémentation a été réalisée par l’équipe des Professional Services de Docusign, et cette collaboration a particulièrement été appréciée par les équipes Konecta :
La relation avec les équipes Docusign a été excellente. Ils ont été extrêmement réactifs et ont toujours été là pour nous lorsque nous en avions besoin.
Grâce à cette collaboration, Konecta a pu adapter et personnaliser la solution Docusign CLM, y compris des fonctionnalités clés comme la hiérarchisation des tâches (ou indicateurs de priorité), permettant au service juridique d’ajuster ses délais de réponse à des critères internes.
Le résultat : rapidité, contrôle et traçabilité totale
La mise en œuvre de Docusign CLM a transformé la gestion contractuelle de Konecta, lui apportant efficacité opérationnelle et contrôle.
L’équipe juridique de Konecta a pu centraliser la gestion des contrats et regrouper différentes étapes et workflows qui étaient auparavant dispersées. La plateforme a permis d’automatiser les processus afin de moderniser les processus de révision et signature des accords, éliminant ainsi les multiples allers-retours par email.
L’autre avantage de taille est la traçabilité totale : Konecta peut désormais contrôler tout ce qui se passe au niveau des contrats, et ainsi justifier les délais et mesures prises, un facteur crucial pour la conformité réglementaire. De plus, il est possible d’effectuer des recherches rapides et efficaces grâce au référentiel centralisé, ce qui résout le problème de localisation des documents. Le responsable de l’organisation et des procédures a confirmé les progrès réalisés :
Nos équipes juridiques apprécient de se connecter à Docusign CLM et de disposer d’un tableau de bord personnalisé et organisé. Ils savent ainsi exactement ce qu’ils doivent faire. Nous avons réalisé des progrès clairs en termes de rapidité.
Perspectives : expansion aux 26 pays et revue assistée par l’ IA
Konecta envisage désormais d’étendre l’adoption de Docusign CLM aux entités situées dans les 26 pays où l’entreprise est présente. Cette expansion est critique car elle permettra de centraliser l’ensemble de la gestion contractuelle à l’échelle mondiale et d’obtenir une visibilité totale sur les opérations de chaque région.
Afin d’accélérer ce déploiement à grande échelle, Konecta entend tirer parti des capacités futures de Docusign, telles que le chargement groupé de contrats, l’intelligence artificielle, l’extraction automatique d’attributs et termes juridiques ainsi que la gestion multilingue des documents.
L’objectif final est clair : simplifier le travail des équipes au niveau mondial et garantir que les 26 pays fonctionnent selon un système unifié axé sur la conformité et l’efficacité, tout cela grâce à Docusign CLM.